Harmonisation de l’échange de données entre offices cantonaux de la formation professionnelle (HAKA)

Situation initiale

L'échange de données dans la formation professionnelle initiale est très hétérogène, dans la mesure où un grand nombre de partenaires de formation interagissent et où l'échange se caractérise par des processus et des responsabilités très variés.

Les questions centrales suivantes se posent:

• Flux de données: Qui fournit quelles données à qui et à quel moment?
• Souveraineté des données: Qui est responsable de l'actualité des données?
• Droits de mutation: Qui est autorisé à saisir les modifications? Qui doit être informé de ces mutations? Quelles mutations nécessitent une autorisation de la part du propriétaire des données?
• Processus de travail: Quelles sont les adaptations de processus nécessaires en raison de ce consensus établi entre les cantons?
• Protection des données: Quelles mesures doivent être prises pour assurer la conformité aux exigences cantonales?

Aujourd'hui, l'échange de données entre les offices cantonaux de la formation professionnelle passe par différents médias et processus. La transmission des données se fait généralement de manière numérique, par le biais de bases de données ou par l'échange de fichiers PDF et Excel, mais dans de rares cas, les données sont également envoyées par la poste. Les ruptures de médias qui en résultent sont sources d'erreurs et entraînent un surcroît de travail inutile. En outre, les échanges de données actuels ne sont souvent pas conformes aux exigences en matière de protection des données.

Les organisations du monde du travail (OrTra), les entreprises formatrices et les écoles professionnelles sont dépendantes de données à jour concernant les personnes en formation afin de pouvoir planifier les formations et administrer les données relatives aux procédures de qualification. Une compréhension commune des processus et un flux de données uniforme sont des conditions importantes pour que l'échange de données puisse se faire de manière efficace et structurée. Pour ce faire, la CSFP a chargé le CSFO de réaliser le projet «Harmonisation de l'échange intercantonal de données HAKA».

Objectifs

Conformément au mandat du projet, les objectifs du projet HAKA peuvent être définis comme suit:

• Les cas les plus fréquents d'échange de données dans la formation professionnelle initiale avec une participation directe ou indirecte des cantons sont décrits.
• Les processus décrits sont catégorisés et classés par ordre de priorité en fonction de leur pertinence (fréquence, effort nécessaire à la mise à jour des données, importance pour l'exécution).
• Pour les processus essentiels, des processus souhaités et harmonisés sur la base des interdépendances et des conditions-cadres sont définis. Cela permet de consolider les différences cantonales et de définir les processus de façon à ce qu'ils fonctionnent de manière uniforme pour tous les participants.
• Un catalogue de recommandations pour la suite du projet est établi à l'intention du mandant.

Du côté de la formation professionnelle, les avantages sont les suivants:

• Toutes les données relatives aux personnes en formation ne sont saisies qu'une seule fois et sont ensuite mises à la disposition des cantons participants sous forme numérique.
• Les données des personnes en formation sont tenues à jour par les cantons participants, p. ex. en les comparant avec les registres cantonaux des personnes.
• En cas d'affectation intercantonale, l'échange des données des personnes en formation se fait de manière numérique et automatisée selon des règles précises.
• Grâce à la gestion standardisée des données, les données peuvent être mises à la disposition des OrTra pour l'organisation des cours interentreprises et de la procédure de qualification.
• Les offices de la formation professionnelle ont une compréhension commune du flux de données et s'engagent pour une introduction dans les meilleurs délais. 
• Les conditions de base indispensables sont suffisamment concrétisées pour que les responsables cantonaux respectifs puissent les mettre en œuvre ou initier des projets dédiés.
• Les besoins des partenaires de formation sont identifiés et intégrés dans les solutions proposées.

Les résultats à fournir dans le cadre du projet ont été définis:

• Documents de base 
  • Documentation de la situation actuelle concernant la gestion et l'utilisation des données, les flux de données et les processus existants au niveau cantonal.
  • Processus souhaités et harmonisés pour l'échange de données (conditions-cadres, objectifs, mutations)
• Documents décrivant l'échange de données
  • Concept concernant l'échange de données (modalités d'application et spécifications des messages)

Le projet est mené en étroite coordination avec le projet d'élaboration d'une norme eCH pour la formation professionnelle, afin de pouvoir garantir que les processus et les normes soient parfaitement harmonisés.

Résultats du projet en consultation

Concept d'échange de données HAKA (V 1.0)
HAKA Analyse de l'état actuel des processus commerciaux (V 1.0)
HAKA Processus d'échange de données souhaités (V 1.0)

Plus d'informations

Interview avec Marc Fuhrer, responsable du centre de compétences de gestion des données CSFO et responsable du groupe spécialisé eCH «Éducation»: «Norme pour l'échange intercantonal de données dans l'exécution de la formation professionnelle initiale»; 13.04.2022
Présentation de la séance d'information sur l'harmonisation des échanges de données; CSFO, CSFP & AWK Group AG; 28.04.2022