La future solution doit permettre aux cantons, aux entreprises formatrices, aux organisations d'examens et aux organisations de cours interentreprises d'obtenir les données de base des apprentis des professions CFC et AFP du commerce et du commerce de détail. La solution doit en outre permettre de saisir, de gérer et d'échanger avec les acteurs autorisés les notes d'expérience et d'examen des apprentis en entreprise et interentreprises.
Fonctions de base prévues
- Mise à disposition des données de base des apprentis et des formateurs en entreprise
- Saisie et échange des notes d'expérience en entreprise et interentreprises des apprentis
- Affectation des apprentis aux OrTra, aux organisations de CIE, aux cantons d'examen et aux commissions d'examen.
- Prise en charge de différents rôles pour différentes fonctions de l'application
- Possibilité de gérer les autorisations pour les entreprises intercantonales avec plusieurs filiales/établissements
- Suivi, notifications et rappels, rapports et statistiques
En outre, la solution doit offrir les fonctions d'assistance suivantes:
- Support utilisateur (site web et hotline) pour résoudre les problèmes d'application et/ou de fonctionnement.
- Communication et coordination entre les cantons et l'OrTra.
Conditions cadres
Les conditions cadres suivantes sont prises en compte dans le cadre du projet:
- Focalisation sur les besoins des offices (cantonaux) de la formation professionnelle.
- Connexion ou intégration des services et registres existants (par exemple Profession Service et registre des écoles professionnelles).
- Compatibilité totale avec eCH / HAKA / sedex
- Solution conforme à la protection des données (respect de la nDSG ou du RGPD)
Acteurs & processus
VODEX s'appuie sur les processus existants et ne prévoit actuellement aucune modification des compétences actuelles et de la souveraineté des données :
- Les cantons envoient les données de base (notamment les contrats d'apprentissage et les autorisations) et obtiennent les notes dont ils ont besoin pour délivrer l'AFP et le CFC.
- Les lieux de formation (entreprises formatrices, organisations d'examens et de CIE) reçoivent les données de base (notamment pour l'organisation des cours et des examens) et envoient les notes des apprentis. Les lieux de formation peuvent également utiliser des applications tierces à cet effet.
- Le CSFO est responsable de l'administration et de l'exploitation du service.
Par rapport à l'application BDEFA2 actuelle, les nouveautés suivantes sont intégrées :
- Les données de base actuelles et standardisées sont extraites des registres existants (notamment le registre des écoles professionnelles, Profession Service, etc.). Les lieux de formation disposent ainsi de données de base pour l'organisation des écoles et des cours.
- Identification des acteurs, si possible par des services externes (par ex. edulog).
- La sécurité des données doit être renforcée par une authentification à facteurs multiples et d'autres mesures techniques.
- Augmenter la protection des données en appliquant les principes conformément aux dernières lois sur la protection des données (Privacy by Design ou by Default, minimisation des données, mise en œuvre de concepts de suppression, etc.)
Planification
Le financement du projet a été débloqué par l'Assemblée plénière de la CDIP en octobre 2023. La phase d'initialisation du projet est actuellement en cours et devrait s'achever à l'automne 2024.
Selon l'état actuel des connaissances, le remplacement technique de l'application BDEFA2 actuelle est prévu au plus tôt pour 2026/27.